Introduktion til digitaliseringsprojekter

Digitaliseringsstyrelsen har igangsat og er facilitator for tre initiativer til styrkelse af arbejdet i forbindelse med digitaliseringsprojekter:

Fælles Offentlig Digital Porteføljestyregruppe (PDA)
Fælles Offentlige Projektmodel (FOP)
Fælles Offentlig Digital Arkitektur (FODA)

PDA fungerer som en vigtig beslutningstagende og rådgivende instans i digitaliseringen af Grønland. PDA har til opgave at godkende og overvåge projekter, der finansieres via bevillinger fra finanslovskonto 10.98.02 til implementeringen af den nationale digitaliseringsstrategi. Derudover fungerer PDA som et koordinerende og rådgivende organ mellem centraladministrationen og kommunerne på øvrige fælles offentlige digitale tiltag.

FOP skal sikre den rette styring og det rette fokus på gevinster. Som en hjælp til projektarbejdet er der udarbejdet en “projekt-værktøjskasse” med en række dokumenter og skabeloner. Det er obligatorisk for projekter i den nationale digitaliseringsstrategi, samt projekter støttet af PDA, at følge FOP’en.

FODA skal sikre, at vi bygger et digitalt Grønland, hvor offentlige tjenester er sammenhængende, effektive og fremtidssikrede. FODA er fokus for dette dokument, men PDA, FOP og FODA hænger naturligvis sammen.

Digitaliseringsprojekter

Et digitaliseringsprojekt er et projekt, der har til formål at forbedre, ændre eller transformere en organisation, et myndighedsområde eller et sagsbehandlingsforløb ved hjælp af informationsteknologier (it).

Det kan spænde fra mindre optimeringer af arbejdsgange i et sagsbehandlingsforløb til omfattende forandringer, der inkluderer organisatoriske og procesmæssige ændringer. Eksempelvis, hvor et helt sagsbehandlingsforløb bliver omlagt fra manuelle eller papirbaserede arbejdsgange til automatiserede, it-understøttede forløb eventuelt med organisatoriske ændringer også.

Informationsteknologi er selvfølgelig et vigtigt element i et digitaliseringsprojekt, men informationsteknologi er kun et element blandt flere.

Et digitaliseringsprojekt udgår fra ønsker og behov for at transformere, hvordan faglige myndighedsopgaver aktuelt løses, til hvordan de ønskes løst i fremtiden, så borgere, virksomheder og offentlige medarbejdere får en bedre betjening.

Dette kræver stor indsigt i det aktuelle myndighedsområde, samt muligvis i beslægtede myndighedsområde. Et digitaliseringsprojekt er derfor typisk tværfagligt med mange interessenter og bidragsydere, der bidrager med deres faglighed.

Et digitaliseringsprojekt starter, når der er et erkendt behov eller ønske om at ændre/transformere den nuværende situation.

En af de vigtige succesfaktorer er organiseringen af projektet gennem brug af roller og tildele rollerne til kvalificerede medarbejdere.

FODA er under kontinuerlig udvikling. Hvis du har bemærkninger eller spørgsmål, kan du skrive til foda@nanoq.gl

I forbindelse med FODA er der udviklet en kogebog, hvor alt information er samlet i ét dokument. Download kogebogen her.