Realiseringsfase

Realiseringsfase

Formålet med realiseringsfasen er at realisere de gevinster, der er beskrevet i projektets Business Case.

Kriterier for at starte:

  • Godkendt projektafslutningsrapport, inkl. Slutevaluering
  • Business casen v. 1.0 og v.4.0 (eller den sidste version)

Realiseringsfasen ejes af forretningen, ligesom idéfasen. Det er forretningens opgave at tage leverancerne fra projektet (eks. det nye it-system) i brug, forankre det i organisationen og følge op på gevinsterne.

Til det formål skal jeres forretning bruge gevinstrealiseringsrapporten. Deri bliver det dokumenteret, om gevinstrealiseringen finder sted, som det blev planlagt i gevinstrealiseringsplanen. I skal dog typisk fortsætte målingen ud over det første år, fordi en del af gevinsterne først bliver realiseret efter det første år.

Det er forretningens ledelse, der skal godkende rapporten, og rapporten er også det eneste dokument der skal vedligeholdes fremadrettet.


Aktiviteter:

  • Opdatér Business Casen, v.4.0

Realisering

Tjekliste til realiseringsfasen

I realiseringsfasen er det en god idé, at du stiller dig selv nedenstående spørgsmål og handler på evt. usikkerheder: 

  • Er projektet klar til at overgå til drift? 
  • Hvordan sikres ejerskab til gevinster, og kan de måles løbende? 
  • Hvordan skal kommunikationen være som opfølgning på gevinstrealisering? 
  • Hvilke erfaringer af det samlede projekt, inkl. gevinstrealisering, kan høstes? 
  • Hvis projektet skulle starte forfra, hvad ville du gøre anderledes? 
  • Har du skrevet den gode artikel om projektet, og fået den offentliggjort?
  • Tjekliste til realiseringsfasen: Fokus på forandringen (til projektleder og seniorbruger)

Som projektleder og seniorbruger (eller forandringsagent) skal man være særligt opmærksom på, at de brugere, som reelt skal forandre noget, kan være af den opfattelse at der ikke er behov for forandringer – alt imens man selv som forandringsagent sandsynligvis er længere i en forandringsbevidsthed. Brugerne har behov for at vænne sig til tanken om forandring, hjulpet på vej af projektlederen og seniorbrugeren via de processer projektet har været igennem. Således er der mulighed for at brugerne kan se sammenhængen fra det eksisterende til det nye. Det er derfor vigtigt at “spole tilbage” og tage udgangspunkt i det sted, hvor den pågældende praksis befinder sig.


Forandringsagenterne, seniorbrugeren og evt projektlederen:

  • Bør kende sit netværk og sine ressourcepersoner 
  • Have et system til at følge op på om der sker fremskridt (med ref til afsnit om implementering ved at opsætte mål – mål på forskellige niveauer og områder) 
  • Kunne måle på medarbejdernes erfaringer og oplevelse af at arbejde med ‘det nye’ 
  • Have en plan for kommunikationen med medarbejderne 
  • Sætte struktur på aftaler for opfølgning om udvikling og/eller fastholdelse 
  • Have fokus på selvevaluering (lave et koncept for hvert projekt) 
  • Have fokus på synlig ledelse i fasen (signalere ”det er stadig vigtigt” – og vise at der er nogen med ansvar for fastholdelsen) 
  • Kunne aflæse brugernes bevidsthed om ændringer, fordi det er vigtig for at vide om der er klarhed om, at der skal ske noget andet (især fordele, men hele forandringen skal kendes) 
  • Vigtigt at kunne beskrive i hvert projekt hvad fastholdelse er – og hvordan det kan ses/måles at forandringen holdes fast. En metode er opsætning af milepæle1.


Fastholdelse:

Det er en god idé at lave planer for hvordan projektet bliver forankret og dermed bliver til praksis. Planer for forandringsprojekter er afgørende for, om forandringer forankres og bliver ’måden vi arbejder på her’. Forandringsprojekter kan give energi i en driftsorganisation og denne energi skal gerne være med til at sikre en reel implementering i driften. Det er dog afgørende at det er synligt hvordan det sker, hvem skal involveres i forandringen og hvornår. Med andre ord er det vigtigt med god og rettidig kommunikation.

Sammenfletning af drift og projekt er både på ledelses- og medarbejderniveau. Målet er at få projektorganisationen til at tage udgangspunkt i driften og driftsorganisationen til at tage ansvar for projektet.

Fastholdelse

Det er en fordel at have fokus på implementeringen af projektets forandring i løbet af projektperioden. Hvis dette ikke er muligt, eller der af anden årsag er behov for at genstarte en forandringsproces, er de forskellige projektfasetjeklister et godt udgangspunkt for en projektorganisation med fokus på implementerings/forandringsprojektet. Den vigtigste procesejer er seniorbrugeren, som via driften skal realisere gevinsterne ved projektet. Seniorbrugeren kan med fordel vælge nogle forandringsagenter fra driften, som deltagere i denne projektorganisation.

Det er her en fordel at benytte projektfaserne med tilhørende produkter til at sikre at forandringsprojektet kommer omkring alle de væsentlige elementer.

1 Milepæle markerer særligt afgørende begivenheder i forløbet, som også kan kommunikeres til de parter, der involveres i forandringsprocessen. Milepæle markerer typisk begivenheder, der er afgørende for selve styringen af projektet f.x: ”Rapporten er udarbejdet og godkendt af styregruppen” eller ”alle statistiske analyser fra året er gennemført”.