Gennemførelsesfase

Gennemførelsesfase

Formålet med gennemførelsesfasen er at indgå kontrakt med leverandøren. Desuden skal der – hvis projektet omhandler et nyt it-system – designes, tilpasses, testes og implementeres.

Projektet skal være klar til drift og – ikke mindst – skal I være klar til afslutte projektet, og overdrage det til forretningen og gevinstejerne.

Kriterier for at starte: Godkendt faseovergangsrapport fra anskaffelsesfasen, opdateret BC, kontrakt klar til underskrift.

I gennemførelsesfasen er der helt overordnet fokus på to ting: Implementering af projektets leverancer (evt. it-systemet) og overdragelse til forretningen, så projektet kan afsluttes.

Gennemførelsesfasen er typisk den fase, der varer længst tid og kræver mest af projektlederen. I kan med fordel opdele gennemførelsesfasen i ledelsesfaser, uanset om I bruger en vandfaldsmodel eller en agil udviklingsmodel.

Det første skridt i denne fase er at underskrive kontrakten med jeres leverandør. Når kontrakten er underskrevet, starter samarbejdet med leverandøren. Det er også i denne fase, I skal planlægge overgangen til drift og gevinstrealisering, uddanne brugerne, implementere og afslutte projektet.


Aktiviteter:

  • Opdatér Business Casen, v.3.0
  • Forbered planlagt afslutning
  • Overdrag produkter
  • Evaluer projektet
  • Få faseovergangsrapport og projektafslutningsrapport godkendt


Kriterier for at overgå til næste fase:

  • Business Casen skal opdateres til v.3.0
  • Projektafslutningsrapport
  • Faseovergangsrapport godkendt
  • Projektet afsluttes og overdrages til drift
  • Projektorganisationen opløses

Gennemførelse

Tjekliste til gennemførelsesfasen

I gennemførelsesfasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og handler på evt. usikkerheder: 

  • Udarbejder leverandøren realistiske tidsplaner, som du kan gennemskue?
  • Kan kravopfølgning dokumenteres?
  • Hvordan sikres fortsat godt samarbejde med leverandør, selv i krisesituationer?
  • Performer alle dine projektdeltagere?
  • Hvordan følger du fremdrift: Milepæle, tidsforbrug ift. plan, økonomiforbrug, leverancer?
  • Sikrer du dig råderum til handling og rettidig beslutningstagen samtidig?
  • Er samarbejdsorganisationen optimal?


Fokus på forandringen (til projektleder og seniorbruger):

Forandringsagenterne skal kunne overbevise slutbrugerne om, at nettoresultatet ved en implementering af systemet vil være forbedrende på nogle punkter, som beskrevet i gevinstrealiseringsplanen (BC’en) og evt. hvilke andre muligheder. Målet er, at slutbrugerne udvikler en positiv indstilling til systemet. 

  • Arbejd aktivt med udgangspunkt i den plan, der er udarbejdet for implementeringen (BC’en) 
  • Fokus på milepæle – hvad er de opstillede mål og hvordan opnås de? 
  • Husk også fokus på at aflære rutiner i takt med at nye rutiner skal indlæres 
  • Hav fokus på fremdrift og grib ind, når fremdriften er udfordret 
  • Forvent, at processen kan glide frem og tilbage mellem overvejelse og handling og vær derfor fokuseret på hvilke beslutninger, der er nødvendige for fremdrift og støt op om disse hen ad vejen 
  • Skab rammer, der muliggør at brugerne i gennemførelsesfasen kan gøre status og drøfte deres erfaringer med at udføre de ønskede handlinger. Denne form for involvering medvirker til at sikre fremdriften og at justere i rette tid, såfremt det viser sig, at der er behov for dette. 
  • Tænk analytisk og proaktivt, såfremt der opstår problemer i gennemførelsesfasen. Anvend evt. følgende hjælpespørgsmål til at identificere næste skridt. Bemærk, at dette kan betyde ændring af milepæle: 
    • Hvad kan vi ændre for at få dette til at fungere bedre? 
    • Hvordan kan vi ændre strukturen eller rollerne? 
    • Hvordan kan målet eller rammerne ændres? 
    • Hvordan kan rutinerne forenkles? 
    • Hvad kan vi gøre anderledes 
    • Hvad kan vi helt undlade at gøre? 
    • Hvad kan vi bytte rundt på og hvilke gavnlige effekter vil det have? 
  • Vær ikke bange for at stoppe initiativet, hvis det viser sig, at de nye handlinger er uhensigtsmæssige

Gennemførelsesfasen er afsluttet, når der er handling i henhold til den nye forståelse og når de opstillede milepæle er nået. For at sikre sig, at ’det nye’ er blevet til ’måden vi gør tingene på her’ kræver det en bevidsthed hos brugerne om, at der er noget nyt. Brugerne skal ligeledes have accepteret grundlaget for det nye.