Anskaffelsesfase

Anskaffelsesfase

Formålet med anskaffelsesfasen er at beskrive jeres behov og krav til den anskaffelse, der skal være med til at understøtte jeres forretningside, eks. et nyt it-system.

Formålet er også at gennemføre anskaffelsen frem til det tidspunkt, hvor kontrakten er klar til underskrift.

Kriterier for at starte: Godkendt faseovergangsrapport fra analysefasen. Opdateret BC.

Arbejdet omfatter forberedelse og gennemførelse af udbuddet.

Under forberedelsen vælger I jeres udbudsstrategi og specificerer de krav og behov, I har til jeres kommende leverandør. I skal blandt andet lægge jer fast på kontrakt- og udbudsform og tildelingskriterier.

Under gennemførelsen af udbuddet gør I udbudsmaterialet færdigt, offentliggør udbuddet og vurderer de indkomne tilbud, så I er klar til at underskrive kontrakten med den valgte leverandør i som det første i Gennemførelsesfasen.

I anskaffelsesfasen er der mange kompetencer i spil: Fremtidige brugere, forretningen, som skal realisere gevinsterne, it-arkitekter og jurister.

Aktiviteter

  • Opdater Business Case v.2.0
  • Forberedelse og gennemførelse af udbuddet herunder valg af udbudsstrategi og udfærdigelse af kravsspecifikationer
  • Gennemfør en testfase hvis relevant
  • Udfærdige kontrakt, skal være klar til underskrift, før næste fase kan påbegyndes
  • Inddrag sparring fra fagprofessionelle før kritiske valg foretages
  • Faseovergangsrapport

Kriterier for at overgå til næste fase:

  • Godkendt Faseovergangsrapport
  • Opdateret Business Case
  • Gør kontrakt klar til underskrift

Anskaffelse

Tjekliste til anskaffelsesfasen

I anskaffelsesfasen er det en god idé, at I stiller jer selv nedenstående spørgsmål og handler på evt. usikkerheder: 

  • Er der tænkt hele vejen rundt om udbudsstrategi, og er relevante eksperter inddraget? 
  • Har du afklaret, hvilken kontraktform, der vil være optimal? 
  • Er de beskrevne behov realistiske og ikke overambitiøse? 
  • Har du gjort dig overvejelser over, hvordan du skal formulere dine krav? 
  • Er der gjort overvejelser over, hvordan kontrakten bliver en win-win situation for både jer som kunde og for jeres leverandør? 
  • Er budgettet realistisk og er der afsat en risikopulje? 
  • Er samarbejdsorganisationen optimal? 
  • Har du drøftet og fået godkendt et testscenarie? (hvis relevant)