Procesmodellering

Processtyring

I det fælles offentlige samarbejde er der i 2013 besluttet et koncept for processtyring, der omfatter både modellering (dokumentation) og optimering af processer.

I alle typer af processer findes der som regel et stort potentiale for effektivisering. Ved processer, hvor mange personer eller afdelinger er involveret, opstår der mange risici for fejl, misforståelser, flaskehalse eller dobbeltarbejde, hver gang arbejdet skifter hænder. Det kan også være, at der anvendes uhensigtsmæssige værktøjer, systemer eller metoder, som går ud over hele processen. Ved at beskrive og analysere hvordan processer udføres i dag, kan eventuelle problemstillinger kortlægges, og der skabes dermed en forudsætning for at kunne optimere processerne.

Konceptet beskriver gennem syv trin fremgangsmåden til at komme i gang med at dokumentere processerne, hvordan det praktisk foregår, hvordan processer kan optimeres, og hvordan der følges op på procesmodellering. Hele formålet med konceptet er at gennemskueliggøre forretningen og skabe forudsætning for at kunne standardisere og optimere processerne.

Det første trin udføres ved opstart af processtyring, og de øvrige gentages for hver proces/forretningsområde. Processtyring er en disciplin, der skal udføres løbende efterhånden som organisationen og dens omverden forandres, så processerne bedst muligt kan understøtte forretningsområderne og de strategiske mål. Modellering og optimering af processer er altså ikke kun en opstartsøvelse, men kan med fordel være i fokus med passende mellemrum.

Processtyring anvendes til at beskrive en organisation og dens forretning, som den ser ud på nuværende tidspunkt. Udfra denne dokumentation kan processer standardiseres og optimeres efter behov. I dokumentet defineres alle de relevante begreber, og de syv trin i procesmodellering gennemgås inkl. en række eksempler.

Konceptet kan anvendes af enhver, der er interesseret i at modellere processer. Det er dog en fordel at have erfaring med at tegne eller beskrive en proces, og især faciliteringen af workshops kræver erfaring.

Udover konsulenter fra Digitaliseringsstyrelsen med erfaring med procesmodellering er det nødvendigt at have et godt samarbejde med alle enheder, der er involveret i processerne.
Derudover, kan det være relevant at inddrage medarbejdere eller enheder, der er interesserede i dokumentation og optimering af lignende processer. På denne måde bliver viden om en forsimpling eller blot forbedring af nogle ensartede processer delt.
Ledelsen i enhederne skal være interesserede i at dokumentere og tilpasse eller implementere processer.
Enhederne skal stille ressourcer til rådighed til workshops og dialog om processerne.

Se præsentation af processtyring: Powerpoint | PDF

Koncept for Processtyring i det offentlige Grønland: Word | PDF

 

Unified Modeling Language (UML)

UML flytteanmeldelse

Unified Modeling Language (UML) er en standard til diagrammering af processer.

UML er kendetegnet ved få og simple grafiske illustrationer, og ved at anvende svømmebaner til at opdele roller. En rolle kan være en person, en afdeling, et system eller et område. Se ovenstående eksempel. UML er sammen med Business Process Modeling and Notation (BPMN) de mest anvendte standarder til procesmodellering.

 

Kursus i processtyring

Lær hvordan man kommer i gang med at beskrive og tegne arbejdsgange, så de kan effektiviseres og bredes ud til alle medarbejdere.

Digitaliseringsstyrelsen udbyder gratis kurset i processtyring, enten gennem kursuskataloget på Nanuaraq eller efter aftale.

Formål

Formålet med kurset er at gøre dig i stand til at beskrive og tegne arbejdsgangene (processerne) i din organisation. Når vi undersøger nærmere hvordan vi rent faktisk arbejder, opdager vi ofte at vi kan gøre tingene på en smartere måde. Når vi har beskrevet hvordan vi arbejder, er det også nemmere at fortælle nye medarbejdere, hvordan de skal gøre.
Processtyring

Hvad får du ud af det?
Kurset giver dig en metode til at modellere og optimere processer. Du vil få nogle konkrete redskaber, og lære at facilitere workshops hvor du sammen med proceseksperter får beskrevet og tegnet hvordan processen udføres, og senere kommer med forslag til hvordan en optimeret proces kan se ud.

Deltagerforudsætninger

Kurset er målrettet:

  • Projektdeltagere og andre som har brug for at sætte sig ind i forretningens behov
  • Alle der er interesserede i at dokumentere og optimere processer i deres organisation

Varighed: Kurset varer én dag (8.30-15.30)

Sprog: Dansk

Underviser: Digitaliseringsstyrelsen


RapidValue

RapidValue er et værktøj til at modellere, strukturere og dele processer. Ved at samle alle procesmodeller og –beskrivelser i ét system, skabes et overblik over processerne, og det bliver nemt finde hjælp til de arbejdsgange, man som medarbejder sidder med.

Sammenlignet med andre procesmodelleringsværktøjer, har RapidValue den fordel, at der kan ligge meget mere data bag ved procesmodellerne. Delprocesser kan bindes sammen, aktiviteter og roller kan genbruges, og der kan laves udførlige vejledninger til de enkelte trin i processerne.

Digitaliseringsstyrelsen tester i øjeblikket RapidValue som et fællesoffentligt procesrepositorium – en ”arbejdsgangsbank”. Dette kan sammenlignes med de danske kommuners repositorium, arbejdsgangsbanken.dk/. I dette repositorium er processerne dog modelleret efter teknikken BPMN, hvor Selvstyret anvender UML.

For at kunne anvende RapidValue kræver det en at få oprettet en bruger gennem Digitaliseringsstyrelsen, og så vil et kursus være nødvendigt. Systemet har mange smarte funktioner, og der er derfor meget at lære. Desuden er det en forudsætning, at man kan tegne processer efter UML standarden, og gerne erfaring med at tegne processer i et værktøj som f.eks. Microsoft Visio. Digitaliseringsstyrelsen arbejder i øjeblikket på en løsning til at udstille indholdet af RapidValue, således det ikke er nødvendigt at have en bruger i systemet, for at kunne se procesmodeller- og beskrivelser.